Chaque semaine dans le Podcast Supply Chain by Vekia, nous répondons à vos questions et vous accompagnons dans la transformation de votre Supply Chain suite au COVID19.
Comment s’organiser pour que l’activité Supply Chain puisse continuer efficacement malgré le risque de contamination qui continue ?
Les entreprises cherchent en effet leur mode de fonctionnement. Certaines ont choisi la présence obligatoire en respectant les mesures barrières, d’autres qui se limitent à la moitié de l’effectif une semaine sur deux au bureau.
Revenons au sujet de base dans la Supply Chain qui est : pourquoi les équipes ont besoin de se voir ? Il ne faut pas perdre de vue la notion de collaboration dans la Supply Chain. C’est une de ses missions fondamentales de faire collaborer ses acteurs.
Dans la collaboration il y a plusieurs aspects, dont la communication. On collecte des informations qui permettent aux pilotes de prendre de bonnes décisions, basées sur la réalité côté marketing, fournisseur, contraintes etc… Il y a aussi un aspect collectif, lorsqu’on doit créer de nouvelles choses, valider ensemble, ou prendre une décision collective. Enfin, un troisième axe est de communiquer la décision à l’ensemble des parties prenantes.
Comment donc faire vivre cette collaboration alors que les modes de travail sont encore en train de se chercher. La Supply Chain a l’avantage d’être déjà équipée pour ça, puisqu’elle consiste à connecter des acteurs qui ne sont pas sur le même lieu. Néanmoins la question persiste sur les sujets de réflexions et de décisions collectives.
Chez Vekia, nous pensons que les autorités ne sont pas suffisamment strictes sur le contrôle de l’épidémie. On pense qu’il faut être plus prudent, et nous n’avons donc pas choisi de rassembler toute l’équipe au bureau. Nous restons fortement en mode télétravail avec quelques exceptions, comme les réunions liées à la créativité collective par exemple. On utilise évidemment les outils collaboratifs (messagerie, visio …). On essaye également de conserver nos rituels de détente ensemble dans la mesure du possible, en ayant la possibilité d’aménager sa journée au besoin.
Pour la Supply Chain, notre vision est de prendre conscience de la responsabilité liée à la criticité de la fonction et de sécuriser au maximum l’équipe, tout en maintenant lorsque c’est nécessaire, des réunions avec le cœur de l’équipe pour créer de nouvelles idées et trouver des solutions ensemble.
Y a-t-il des outils / fonctionnalités spécifiques à la Supply Chain qui deviennent plus importants avec ce mode d’organisation ?
En premier temps, les outils classiques comme la visio ou le mail sont indispensables et très faciles à mettre en place.
C’est aussi le moment pour automatiser les actions simples avec des RTA ou des outils d’EDI par exemple. En ce moment, il faut laisser les équipes se concentrer sur le pilotage et la communication, et assurer une continuité de l’activité si l’équipe est réduite.
Chez Vekia, nous fonctionnons en télétravail depuis 6 mois. Quelle est ta vision des défauts et avantages que présente ce mode de fonctionnement ?
Avant le confinement, nous avions déjà mis en place un outil de survey interne qui permet de prendre le pouls de l’état des équipes. On a constaté que les scores sont restés élevés sur la plupart des sujets, même en télétravail. Les équipes ont gardé un fort niveau d’intérêt pour leurs missions.
On s’est rendu compte que ce qui péchait, c’étaient les sujets de créativité collective. On a constaté qu’il était important d‘avoir des moments présentiels pour participer à des réunions importantes, par exemple, pour le design des fonctionnalités du produit, ou pour définir les objectifs de l’entreprise.
Aujourd’hui, on n’a pas d’effets néfastes à moyen terme. Une menace à long terme qu’on a identifiée, c’est le délitement du collectif. C’est pourquoi nous avons à cœur de conserver nos rituels et nous retrouver régulièrement afin de se réengager dans le futur et faire le bilan des réussites et des échecs.